All’interno del servizio di Google Drive si ha quindi la possibilità di caricare documenti e utilizzare lo strumento a disposizione per l'archiviazione per poterli visionare in qualsiasi momento. 

Una volta effettuata l'archiviazione possiamo decidere di mettere a disposizione di altri utenti i file grazie alla condivisione dei documenti all’interno del servizio di Google Drive.  Questo consentirà di scegliere all’utente di poter condividere e modificare qualsiasi documento in maniera singola o collaborativa. Di seguito verrà illustrata una breve procedura. 

Come condividere documenti?

Se non è stato ancora caricato un file all’interno di Google Drive, per poter importare un nuovo documento si può trascinare all’interno dell'area il file di riferimento. Una procedura alternativa è quella di cliccare sul pulsante Nuovo in alto a sinistra, scegliere l’opzione Caricamento file dal menù che si apre, selezionare i file da caricare e premere sul Apri, per avviare l’upload. 

A questo punto si potranno condividere uno o più documenti appena caricati. Per poterlo fare, basterà andare su Il mio Drive, fare clic destro sul file da condividere e scegliere l’opzione Condividi dal menu che si apre, nella nuova schermata che comparirà occorre scegliere quale opzione è più utile per il nostro scopo:

• Condividi con persone o gruppi: permette la condivisione del file selezionato con altre persone che hanno un account Google (si potrebbe scegliere anche il ruolo delle persone con cui è stato condiviso il medesimo file: Visualizzatore, Commentatore, Editor) o con gruppi di persone se sono stati creati gruppi, magari per esigenze di lavoro, all’interno della piattaforma Google. 

• Copia link: consente la visione dei file attraverso l’invio di un  link anche a persone che non posseggono l’account di Google, semplicemente con un click. 

Nell’immagine seguente si può notare la creazione di cartelle all’interno delle quali sono stati inseriti file:  

Aprendo la cartella evidenziata si notano di seguito dei documenti che sono stati condivisi. Nell'esempio sottostante si è deciso di impostare la condivisone del file con la possibilità di sola visione del file (Visualizzatore). In questo modo chi è stato scelto per questo tipo di condivisone può soltanto aprire, scaricare ma non modificare il file. 

Con la freccia che evidenzia il menù a tendina, cerchiata nell’immagine sovrastante, si possono modificare le impostazioni di autorizzazione e condivisione dei file.

I ruoli disponibili sono: 

-Editor può modificare il file in condivisione; 

-Visualizzatori e Commentatori possono scaricare, stampare e copiare il documento. 

- Si può inoltre rimuovere l'accesso nel momento in cui non è più necessaria la condivisione.

Si fa notare come con la condivisione di un documento con più persone (Condividi con persone o gruppi), non si possa assegnare un ruolo differente per le singole persone coinvolte nella condivisione. Se si vuole ottenere un risultato di questo tipo bisogna condividere il file singolarmente ed assegnare ad essi uno specifico ruolo, come visto prima. 

Infine se si sceglie l’opzione di condivisione tramite link, basta cliccare su Copia link per copiare l’indirizzo del documento condiviso tramite la schermata a tendina che comparirà e scegliere di selezionare tra Chiunque abbia il link e Con limitazione. Quest’ultima voce ci fa scegliere il grado di accesso del file.

Con questo mini tutorial adesso avete le nozioni base per poter usare e condividere i vostri documenti con colleghi e per ottimizzare il vostro flusso di lavoro e la vostra organizzazione. Fatene buon uso! 

AUTORE: Ing. Flavio Piccioni – per il Progetto unitario per la diffusione dell’Ufficio per il Processo e l’implementazione di modelli operativi innovativi negli Uffici giudiziari per lo smaltimento dell’arretrato – UPP TF