Embedded Files
Il formato PDF (Portable Document Format) è una delle pietre miliari della documentazione digitale, ma quanto ne sappiamo del PDF nativo? In questo articolo, esploreremo le differenze cruciali tra un PDF nativo e un PDF normale, mettendo in luce i vantaggi e l'utilità di quest'ultimo, in particolare nell'ambito giuridico. Scopriremo come il PDF nativo possa migliorare la conservazione dell'integrità dei documenti legali, garantire la loro autenticità e semplificare la gestione della documentazione legale in modo efficace. Se sei un professionista del settore giuridico, questa guida ti sarà di grande aiuto per ottimizzare il tuo flusso di lavoro e garantire una gestione documentale impeccabile.
Il documento informatico “nativo digitale” è così definito perché esiste a prescindere da una sua versione cartacea. Per maggiore chiarezza: un testo word trasformato in file PDF è un “nativo digitale”, mentre se lo stampiamo e lo scansioniamo il file PDF sarà “non nativo” in quanto acquisito da una copia cartacea del documento.
Questa distinzione è importante ai fini dei possibili interventi sul documento. Infatti, file PDF non nativi sono riconosciuti come immagini dal sistema informatico (come fossero delle fotografie) e quindi non risultano modificabili attraverso strumenti informatici, ma sarà necessario trascrivere il testo. Invece, con un PDF nativo digitale è possibile usare la tecnica “copia e incolla” rendendo così non necessaria una trascrizione manuale del testo.
Inoltre, a differenza dei file PDF non nativi, in quelli nativi è possibile effettuare una ricerca automatica di una determinata porzione di testo (attraverso lo strumento “Trova”).
Esporta PDF
Esporta PDF
Per estrarre un file PDF nativo digitale da un file Word bastano pochi passaggi: nella fascia menù in alto, all’interno del programma, troviamo come prima voce in alto a sinistra “File” (di seguito indicato in rosso)
Cliccando su “File” compare un menù a sinistra, contenente una serie di voci tra cui “Esporta”. Selezionando quest’ultima, apparirà la seguente schermata
A questo punto non resta che cliccare sul tasto “Crea PDF/XPS”:
Si aprirà una finestra che consentirà di scegliere il percorso di salvataggio del file, il nome del file (segnato in giallo nell’immagine che segue, si consiglia di nominare il file con una dicitura standard), e il formato del file (segnato in verde nell’immagine che segue, accertarsi che sia selezionato “PDF (*.pdf)”). Sarà necessario infine cliccare su “Pubblica” (segnato in azzurro nell’immagine che segue) per ottenere il file PDF nativo digitale sul proprio desktop o nel luogo selezionato.
Ora che abbiamo imparato a realizzare un PDF nativo analizziamo le principali differenze ed i principali vantaggi.
La Differenza Chiave tra PDF Nativo e PDF Standard
Un PDF nativo è molto più di un semplice documento PDF standard. La sua distinzione cruciale risiede nella sua capacità di incorporare dati e metadati direttamente dal software di creazione, come Microsoft Word o Adobe InDesign. Questo significa che un PDF nativo contiene tutte le informazioni necessarie per ricostruire perfettamente il documento originale, comprese le immagini, le font e la formattazione. Dall'altro lato, un PDF standard è essenzialmente una "fotografia" del documento originale, il che può comportare perdita di dati e problemi di formattazione.
Vantaggi del PDF Nativo nell'Ambito Giuridico
Preservazione dell'Integrità: Per gli avvocati e i professionisti legali, la preservazione dell'integrità dei documenti è cruciale. Un PDF nativo garantisce che il documento rimanga intatto nel tempo, riducendo il rischio di alterazioni non autorizzate.
Autenticità: I documenti legali richiedono una prova inconfutabile della loro autenticità. Con il PDF nativo, è possibile fornire una documentazione completa sul processo di creazione, comprese le date e gli autori delle modifiche.
Ricerca e Indicizzazione: Grazie ai metadati incorporati, i PDF nativi sono altamente indicizzabili e ricercabili. Questo è particolarmente utile nell'ambito legale, dove è necessario trovare e analizzare rapidamente documenti specifici.
Modifiche e Aggiornamenti Facilitati: In caso di modifiche necessarie ai documenti legali, il PDF nativo consente di apportare correzioni senza perdita di qualità o formattazione.
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