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Se lavori nel settore giuridico, sicuramente ti sarà capitato di dover fare i conti con una vasta quantità di dati complessi e disorganizzati.
Tra le molte funzionalità potenti di Excel, una delle più utili per l'analisi dei dati è la Tabella Pivot.
La Tabella Pivot è uno strumento versatile che consente agli utenti di riepilogare, filtrare, analizzare e presentare grandi quantità di dati in modo chiaro e conciso. Questo articolo fornirà una guida introduttiva su come utilizzare una Tabella Pivot su Excel, illustrando i suoi utilizzi e i vantaggi operativi che può offrire.
Ecco alcuni esempi pratici di come la Tabella Pivot può essere un prezioso strumento nel campo legale:
Analisi delle fatture legali: sei alla ricerca di un modo per analizzare le tue fatture legali in modo efficiente? La Tabella Pivot ti permette di organizzare i dati per cliente, tipo di servizio, periodo di fatturazione e importo. In questo modo, puoi facilmente ottenere una panoramica chiara delle tue entrate e spese legali. Potrai identificare i clienti più redditizi, individuare eventuali discrepanze nelle fatture e avere una visione dettagliata delle tue finanze legali.
Gestione dei casi legali: la gestione dei casi legali richiede la tenuta di registri dettagliati. Con la Tabella Pivot, puoi organizzare i dati relativi ai casi per avvocato, giudice, data di udienza, tipo di causa e altro ancora. Questo ti permetterà di monitorare facilmente l'avanzamento dei casi, individuare eventuali tendenze o ritardi e migliorare la tua efficienza nella gestione dei casi legali.
Analisi dei tempi di lavoro: sapere come vengono impiegati i tempi di lavoro degli avvocati e del personale legale è fondamentale, soprattutto nell'ottica di efficentare i tempi di lavoro. Utilizzando la Tabella Pivot, puoi organizzare i dati per avvocato, cliente, attività svolta e periodo di riferimento. In questo modo, potrai valutare la produttività individuale, identificare eventuali sovraccarichi di lavoro o lacune nell'assegnazione delle attività e ottimizzare la pianificazione delle risorse.
Analisi dei contratti: la gestione dei contratti è una parte essenziale dell'attività legale. Con la Tabella Pivot, puoi analizzare i dati relativi ai contratti organizzandoli per tipo di contratto, data di scadenza, parti coinvolte e clausole specifiche. Questo ti consentirà di tenere traccia dei contratti in scadenza, identificare potenziali rischi o violazioni e migliorare la gestione complessiva dei contratti.
Questi esempi dimostrano come l'utilizzo della Tabella Pivot su Excel nel settore giuridico possa semplificare e ottimizzare il modo in cui gestisci e analizzi i dati ma passiamo all'azione.
Nell'articolo seguente, esploreremo in dettaglio come creare una Tabella Pivot, personalizzare le opzioni di visualizzazione e sfruttare al meglio tutte le sue funzionalità.
Fase 1
Fase 1
Come primo passo è necessario “pulire” la base dati e rendere tutte le celle omogenee tra loro. Ogni tipo di indicazione deve avere una nomenclatura univoca di modo che il programma non commetta errori quando si appresta a conteggiare in maniera automatica le informazioni (colonne C, D, E ed F dell’esempio).
Fase 2
Fase 2
Successivamente si seleziona tutto l’intervallo delle celle interessate e andando su “Inserisci” (in alto a sinistra accanto a “Home”) si procede cliccando su “Tabella Pivot” e si conferma su “Ok” nella successiva finestra che si apre in automatico. Così facendo si accede ad un altro foglio di lavoro excel che permetterà di organizzare le informazioni come più congeniale per le rilevazioni necessarie.
Fase 3
Fase 3
Adesso si è pronti per effettuare le rilevazioni di cui si ha bisogno utilizzando la finestra “Campi tabella pivot” che si apre in automatico sulla destra del foglio di lavoro. Trascinando le etichette del foglio di lavoro originale all’interno dei riquadri filtri, colonne, righe e valori si è in grado di manipolare le informazioni in possesso in diversi modi. Di seguito alcuni esempi:
Fase 4
Fase 4
Negli primo esempio sopra riportato si possono vedere, per ogni magistrato, i processi conclusi nel corso degli anni, avendo a disposizione di lato e in basso anche le rispettive somme di riga e di colonna, con il numero totale complessivo dei processi in basso a destra.
Nel secondo esempio, invece, è possibile rilevare lo stato attuale dei processi, per i rispettivi magistrati.
Bisogna fare particolare attenzione all’etichetta che viene inserita nel campo “valori”, perché spesso di default viene calcolata come somma. Infatti se l’etichetta che si inserisce nel suddetto campo è formata da codici numerici, il programma la interpreterà come numeri a tutti gli effetti. Nell’esempio che si sta descrivendo invece si ha la necessità che i codici vengano interpretati come singoli casi (ogni codice equivale ad un processo) e quindi facendo clic sulla freccetta accanto al nostro campo situato tra i valori, sarà possibile impostare l’opzione conteggio, come rappresentato di seguito, passando dalla selezione dell’opzione “Impostazioni campo valore”.
Ulteriori funzionalità: i filtri
Ulteriori funzionalità: i filtri
Delle utilissime funzionalità extra sono possibili grazie all’utilizzo del campo “filtri”: grazie ad esso infatti è possibile fare delle selezioni di visualizzazione che permettono appunto di filtrare i dati visibili secondo le necessità del caso. Portando per esempio l’etichetta “Tipo di processo” all’interno del sopra citato campo è possibile fare la selezione soltanto per i processi di “Espropriazione” o di “Lesione personale” come negli esempi sotto riportati. Inoltre è possibile selezionare più tipi di processo nello stesso momento spuntando i rispettivi quadratini di selezione.
Conclusioni
Conclusioni
Grazie alle opportunità offerte dalle tabelle pivot è dunque possibile effettuare delle approfondite analisi delle banche dati che si hanno a disposizione. È molto utile per un Funzionario dell’Ufficio per il Processo avere delle conoscenze di base dell’applicativo Excel. È inoltre possibile, navigando in rete, trovare diversi video lezioni che spiegano nel dettaglio queste ed altre funzionalità, per approfondire quanto spiegato.
Grazie a questi programmi tutta la mole di informazioni a disposizione dei Tribunali può essere utilizzata per studiare l’andamento dei lavori, programmare meglio lo svolgimento delle attività e controllare/valutare l’operato del personale. Ti lasciamo qui di seguito il link per scaricare il file excel per esercitarti e per iniziare a mettere subito in pratica queste conoscenze.
FILE EXCEL: https://shorturl.at/ewEX4
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